Een geslaagde vergadering is belangrijk

      Geen reacties op Een geslaagde vergadering is belangrijk

Vergaderingen zijn voor bijna alle bedrijven een belangrijk onderdeel van alle processen. Als het goed is dan bieden deze meetings de mogelijkheid om productiviteit en samenwerking een boost te geven. Of het nou een meeting met een enkel team is om een plan van aanpak te creëren, of dat het een vergadering is van het hoger management om een toekomstvisie vast te stellen, het is hoe dan ook een zeer belangrijke gebeurtenis. Daarom is het ook de bedoeling dat de voorzitter van de vergadering er alles aan doet om deze meeting zo effectief mogelijk te maken. Naast de inhoud en de samenstelling van de vergadering zijn er nog een aantal andere factoren die kunnen beïnvloeden of de vergadering werkelijk effectief is. Je hebt zelf waarschijnlijk namelijk wel eens een vergadering bijgewoond waarbij niemand echt zat op te letten, en iedereen eigenlijk alleen aanwezig is omdat het nou eenmaal zo hoort.

Één van de factoren die organisatoren van een vergadering vaak over het hoofd zien is de locatie van de vergadering. Het kan simpel en effectief lijken om iedereen even gauw bij elkaar te roepen in een kantoorruimte, maar het is toch echt belangrijk dat je ook bij het uitkiezen van een locatie nadenkt over de gevolgen. Daarom hier een aantal dingen waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een vergaderlocatie!

Toegankelijkheid

Zeker als je een meeting wilt organiseren met mensen die niet allemaal op dezelfde plek werken of wonen is het belangrijk dat de locatie makkelijk te vinden en te bereiken is. Iets centraals zoals in Utrecht kan handig zijn als er vanuit het hele land mensen komen. Ook plekken dicht bij een treinstation, zoals een vergaderlocatie Amsterdam dichtbij het Centraal Station, of station Sloterdijk is een goede keuze. Hoe ingewikkelder het is om ergens te komen, hoe minder zin mensen over het algemeen hebben in de meeting zelf. 

Prestige en uiterlijk

In de business-wereld wordt er vaak nadruk gelegd op het belang van de prestige van een bedrijf. Zo wil je vaak een luxe, moderne vergaderlocatie vinden waar het niet aan ruimte en service ontbreekt. Via websites als onemeeting.com kan je gemakkelijk vergaderlocaties vinden die alles erop en eraan hebben om het maar zo te zeggen. De ruimte moet natuurlijk voorzien zijn van alle benodigdheden, zoals een projector, een elektronisch whiteboard en eventueel mogelijkheid tot een versnapering. Je wilt dat het de aanwezigen aan niets ontbreekt zodat zij zich volledig kunnen focussen op de inhoud van de meeting. Denk dus twee keer na voordat je iedereen maar gewoontjes uitnodigt op kantoor om belangrijke zaken te bespreken!